Kassensystem für Friseur und Salon: Worauf musst du achten?

Für deinen Friseursalon, dein Kosmetikstudio oder Nagelstudio funktioniert diese Kombination am besten: Lookster für Kalender, Online-Terminbuchung, Kundenkartei und Umsatz pro Mitarbeitende, daneben eine TSE-Kasse deiner Wahl, etwa SumUp Kasse oder orderbird MINI. Lookster läuft neben jeder TSE-Kasse. Sobald du eine elektronische Kasse nutzt, brauchst du eine zertifizierte TSE, musst Belege ausgeben und die Kasse über ELSTER melden. Dieser Leitfaden erklärt die Regeln und die Preise.

Was brauchst du für die Kasse im Salon?

Eine Salonkasse unterscheidet sich von einer Ladenkasse: Du kassierst meist eine Behandlung pro Person, manchmal ein Produkt dazu, und der Termin steht schon im Kalender. Das brauchst du:

• Einen Kalender, in dem Termin und Preis schon stehen. In Lookster hat jeder Termin Behandlung, Preis und Dauer pro Mitarbeitende, inklusive Zusatzleistungen, die die Kundschaft selbst gewählt hat.
• Mehrere Steuersätze auf einem Beleg, zum Beispiel Dienstleistung und Produktverkauf.
• Zahlungsarten: Karte, kontaktlos per Tap to Pay auf dem Smartphone, Bargeld.
• Beleg oder Rechnung per E-Mail oder Ausdruck, und eine ordentliche Rechnung für Geschäftskunden.
• Tagesabschluss (Z-Bon) mit Bargeld, Karte und sonstigen Zahlungen getrennt.
• Trinkgeld und Gutscheine, wenn du sie nutzt.
• Stornos und Korrekturen, die sauber und unveränderbar in der Aufzeichnung landen.
• TSE, DSFinV-K-Export und Verfahrensdokumentation, sobald die Kasse elektronisch ist.
• Umsatzauswertung und Export für die Steuerberatung. Lookster zeigt Umsatz pro Zeitraum und Mitarbeitende und exportiert nach Excel oder CSV.

Welche gesetzlichen Pflichten gelten für die Kasse im Salon?

Die Regeln stehen in § 146a der Abgabenordnung (AO), der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und den GoBD. Hier die fünf Punkte, die jeden Salon betreffen.

Gibt es eine Registrierkassenpflicht?

Nein. Die IHK Braunschweig fasst es so zusammen: Die gesetzlichen Bestimmungen sehen keine Festlegungen hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor, es können auch offene Ladenkassen eingesetzt werden. Eine offene Ladenkasse ist eine Geldlade ohne Technik, bei der du täglich einen Kassenbericht mit Zählprotokoll führst. Die IHK empfiehlt, die Verwendung einer offenen Ladenkasse mit dem zuständigen Finanzamt abzuklären. Für einen Salon mit Kartenzahlungen ist das selten praktikabel, aber es ist erlaubt.

Wann brauche ich eine TSE?

Sobald du ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem oder eine Registrierkasse einsetzt. Nach § 146a Abs. 1 AO musst du dieses System durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen; die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2020. Die TSE signiert jeden Vorgang, sodass nichts nachträglich geändert werden kann. § 1 KassenSichV nimmt unter anderem elektronische Buchhaltungsprogramme ausdrücklich aus. Eine Terminsoftware ohne Kassenfunktion ist also keine Kasse; eine Software, die Zahlungen erfasst und Belege erstellt, in der Regel schon. Kläre das im Zweifel mit deiner Steuerberatung.

Belegausgabepflicht: Muss jeder Kunde einen Bon bekommen?

Ja, bei einer elektronischen Kasse. Nach § 146a Abs. 2 AO musst du für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen; der Beleg kann auch elektronisch bereitgestellt werden. Niemand muss ihn mitnehmen. Das Finanzamt kann aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von der Belegausgabepflicht befreien, aber nur auf Antrag. Bei einer offenen Ladenkasse gilt die Pflicht nicht.

Kassenmeldepflicht: Wie melde ich meine Kasse über ELSTER?

Nach § 146a Abs. 4 AO meldest du elektronische Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt, und zwar innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Die elektronische Meldemöglichkeit gibt es seit dem 1. Januar 2025 über Mein ELSTER (Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)") oder über die ERiC-Schnittstelle deiner Kassensoftware. Für Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, lief die Frist am 31. Juli 2025 ab. Pro Betriebsstätte ist eine eigene Mitteilung nötig, in der alle Systeme dieser Betriebsstätte stehen. Hast du eine Kasse gemietet oder geleast, gilt dasselbe wie beim Kauf.

GoBD und Aufbewahrung: Was muss ich wie lange speichern?

Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025) verlangen, dass deine Aufzeichnungen vollständig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sind und dass du eine Verfahrensdokumentation führst, aus der hervorgeht, wie deine Kasse arbeitet. Nach § 147 Abs. 3 AO bewahrst du Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre. Für die Kasse heißt das: Z-Bons, Einzelaufzeichnungen, TSE-Daten und der DSFinV-K-Export müssen über die gesamte Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Eine Ablage als lose Datei im Dateisystem genügt laut GoBD in der Regel nicht.

Wie arbeitet Lookster mit deiner TSE-Kasse zusammen?

Lookster läuft neben jeder TSE-Kasse. Lookster ist eine eigene App für deinen Salon, die Kasse deiner Wahl kassiert und signiert die Zahlungen. So hast du heute schon:

• einen Online-Kalender mit Echtzeit-Updates und Tages-, Team-, Wochen- und Monatsansicht;
• Online-Terminbuchung rund um die Uhr über deinen eigenen Buchungslink, deine Salonseite auf Lookster und die Lookster-Kunden-App, mit 0 % Provision;
• eine Kundenkartei mit Terminhistorie, Notizen und Fotos pro Termin;
• Umsatz, Termine, Auslastung, No-Shows und wiederkehrende Kundschaft pro Zeitraum und Mitarbeitende, mit Jahresvergleich;
• einen Export nach Excel oder CSV für deine Steuerberatung;
• kostenlose Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail und Push-Benachrichtigung, ohne SMS-Kosten.

Lookster Essentials kostet 19,95 € pro Monat zuzüglich MwSt. mit 3 Mitarbeitenden, die ersten 3 Monate sind kostenlos, ohne Kreditkarte. Kombinierst du Lookster mit der kostenlosen Kassensoftware von SumUp, zahlst du für Kalender, Buchungen und Kasse zusammen 19,95 € im Monat plus Hardware und Kartengebühren.

Mit Lookster Pro kommt die Kasse dazu: Tap to Pay, Zahlungslink, Online-Vorauszahlung (Anzahlung oder voller Betrag), Rechnungen, Tagesabschluss und Rückerstattungen, Lagerverwaltung und Gutscheine, für 34,95 € pro Monat zuzüglich MwSt. Pro läuft bereits bei einer ausgewählten Zahl von Salons und ist bald für alle verfügbar. Mehr dazu liest du auf /de/kassensystem.

Kartenterminal mit offener Ladenkasse oder TSE-Kasse?

Ein reines Kartenterminal nimmt nur die Zahlung an. Es ersetzt keine Kasse: Die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle musst du daneben führen, entweder mit einer offenen Ladenkasse und Kassenbericht oder mit einer TSE-Kasse. In beiden Fällen bleibt Lookster dein Kalender und deine Kundenkartei.

Welche TSE-Kasse passt neben Lookster?

Diese drei eigenständigen Kassensysteme sind eine gute Ergänzung zu Lookster. Die Preise stammen von den deutschen Seiten der Anbieter (geprüft am 27. Oktober 2026, zuzüglich MwSt., soweit angegeben).

Ein Rechenbeispiel für die Kartengebühren: Bei 8.000 € Kartenumsatz im Monat zahlst du bei SumUp 1,39 % = 111,20 €, mit Zahlungen Plus 19 € + 0,79 % = 82,20 €. Ab etwa 3.200 € Kartenumsatz im Monat lohnt sich bei SumUp das Zahlungen-Plus-Abo.

Was kostet die Kasse bei anderer Salonsoftware?

Treatwell, Planity und Fresha bündeln Kalender und Kasse in einem Produkt. Rechne die Kosten genau nach, bevor du unterschreibst, und frag schriftlich nach der TSE.

Treatwell Advanced kostet 49 € pro Monat plus 7,50 € TSE-Gebühr, also 56,50 € zuzüglich MwSt. Dazu kommen 35 % Provision zuzüglich MwSt. auf die erste Buchung jeder Neukundin über den Treatwell-Marktplatz und 2 % bei Online-Vorauszahlung (geprüft am 27. Oktober 2026).

Planity veröffentlicht keine Preise. Das Paket Kalender + Kasse ist auf der Tarifseite als „Unverbindlich" gekennzeichnet, mit Verweis auf eine Beratung. Zur TSE steht dort nichts; die Seite nennt eine „Kasse nach IDW PS 880". Für das Zahlungsterminal berechnet Planity 0,19 € + 0,79 % pro Transaktion. Bei 8.000 € Kartenumsatz in 200 Transaktionen sind das 38 € + 63,20 € = 101,20 € im Monat, gegenüber 82,20 € bei SumUp mit Zahlungen Plus.

Fresha nennt auf der Preisseite nichts zur TSE. Vor Ort kostet jede Kartenzahlung 0,89 % + 0,10 €, plus 0,10 € pro Tap-to-Pay-Autorisierung; ein Terminal kostet ab 119 €. Bei 8.000 € in 200 Transaktionen sind das 91,20 € im Monat. Dazu kommt eine einmalige Gebühr auf jeden Neukunden, der dich über den Fresha Marketplace findet (geprüft am 27. Oktober 2026).

Mit Lookster und einer eigenständigen TSE-Kasse weißt du genau, was du zahlst, wählst die Kartengebühr selbst und zahlst 0 % Provision auf jede Buchung.

Kleinunternehmerregelung: Was ändert sich an der Kasse?

Nach § 19 UStG bist du Kleinunternehmer, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Du weist dann keine Umsatzsteuer aus und ziehst keine Vorsteuer. Für einen Salon, der gerade eröffnet und viel investiert, kann der Verzicht auf die Regelung günstiger sein, weil du die Vorsteuer auf Stühle, Waschplätze und Geräte zurückbekommst. Rechne das mit deiner Steuerberatung durch.

An den Kassenpflichten ändert die Kleinunternehmerregelung nichts: TSE, Belegausgabe und Kassenmeldung gelten, sobald du eine elektronische Kasse nutzt. Auf deinen Belegen steht dann kein Umsatzsteuerausweis, sondern der Hinweis auf § 19 UStG.

Trinkgeld und Gutscheine: Wie erfasst du sie in der Kasse?

Trinkgeld gehört nicht zu deinem Umsatz, wenn es freiwillig an Mitarbeitende geht. Erfasse es trotzdem getrennt in der Kasse, damit es weder in der Umsatzsteuer noch im Tagesabschluss untergeht und du die Verteilung im Team belegen kannst. Wie Trinkgeld an dich als Inhaber steuerlich zu behandeln ist, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Gutscheine sind eine Verbindlichkeit gegenüber deiner Kundschaft, bis sie eingelöst sind. Die Kasse sollte Ausgabe, Einlösung und Restguthaben einzeln festhalten. Ob die Umsatzsteuer schon beim Verkauf oder erst beim Einlösen anfällt, hängt davon ab, ob der Gutschein nur für Leistungen mit einem festen Steuersatz gilt (Einzweck-Gutschein) oder auch für anderes (Mehrzweck-Gutschein); auch hier hilft die Steuerberatung.

Welchen Export braucht deine Steuerberatung?

Deine Steuerberatung braucht pro Monat den Umsatz je Steuersatz, die Zahlungsarten, den Kassenbestand und für die Betriebsprüfung den DSFinV-K-Export aus deiner TSE-Kasse. Aus Lookster exportierst du Umsatz, Termine und Kundendaten pro Zeitraum und Mitarbeitende nach Excel oder CSV, so sieht die Kanzlei auch, wer im Team welchen Umsatz macht. Frag bei deiner Kasse nach, ob du ihre Exporte nach Mitarbeitenden und Steuersatz trennen kannst, und vereinbare, wie oft du die Daten lieferst.

Checkliste: So richtest du Kasse und Buchungen im Salon ein

• Leg Kalender, Buchungen und Kundschaft in Lookster an: 19,95 € pro Monat, die ersten 3 Monate kostenlos.
• Nutzt du eine elektronische Kasse? Dann brauchst du TSE, Belegausgabe und die ELSTER-Meldung innerhalb eines Monats.
• Ist deine aktuelle Kasse beim Finanzamt gemeldet? Pro Betriebsstätte eine Mitteilung.
• Liefert deine Kasse den DSFinV-K-Export und eine Verfahrensdokumentation?
• Wie hoch ist dein Kartenumsatz im Monat? Rechne Prozentgebühr gegen Abo plus niedrigeren Satz.
• Verkaufst du Produkte? Dann muss die Kasse mehrere Steuersätze auf einem Beleg können.
• Gib deiner Steuerberatung jeden Monat den Lookster-Export und die Daten aus der Kasse.
• Liegst du unter 25.000 € Vorjahresumsatz? Dann prüfe, ob die Kleinunternehmerregelung für dich sinnvoll ist.

Ob du überhaupt Salonsoftware brauchst, klärst du in Was ist Salonsoftware. Was die Abos der verschiedenen Systeme kosten, steht in Was kostet Salonsoftware.