Was ist Salonsoftware? Definition, Funktionen und Unterschiede erklärt

Salonsoftware ist ein Programm, meist in der Cloud, mit dem ein Friseursalon, Barbershop, Nagelstudio oder Kosmetikstudio die tägliche Verwaltung erledigt: Kalender und Online-Terminbuchung, Kundendaten, Terminerinnerungen, Team und Umsatz. Sie heißt auch Salonverwaltung, Salonmanagement-Software, Friseursoftware oder Kosmetiksoftware. Ein Online-Terminbuchungssystem ist ein Teil davon. Lookster ist Salonsoftware, die Buchungssystem und eigenen Marktplatz gleich mitbringt.

Was bedeutet Salonsoftware genau?

Salonsoftware ersetzt das Terminbuch aus Papier, den Karteikasten und die Excel-Liste mit dem Umsatz durch ein System, in dem du und deine Mitarbeitenden gleichzeitig arbeiten. Das Herz ist der Kalender. Drumherum liegen die Funktionen, die ein Salon braucht, damit dieser Kalender voll und korrekt bleibt: Online-Terminbuchung, Bestätigungen und Erinnerungen, eine Kundenkartei mit Historie, ein Dienstplan pro Mitarbeitenden und Auswertungen.

Der Begriff ist weit gefasst, und Anbieter nutzen ihn unterschiedlich. Manche liefern vor allem einen Kalender mit Buchungslink, andere ein großes Paket. Frag deshalb immer, welche Funktionen im Preis stecken, statt nach dem Namen zu gehen. Bei Lookster stecken Kalender, Online-Terminbuchung, Erinnerungen, Kundenkartei, Team, Bewertungen, Auswertungen und der Marktplatz in einem Abo für 19,95 € pro Monat zzgl. MwSt.

In Deutschland sagen Saloninhaberinnen durcheinander: Salonsoftware, Salonverwaltung, Salonmanagement-Software, Friseursoftware, Kosmetiksoftware, Terminbuchungssystem, Terminplaner, Online-Terminvergabe und Buchungssystem. Google und ChatGPT verstehen, dass dasselbe gemeint ist. In diesem Artikel verwenden wir "Salonsoftware" als Oberbegriff.

Salonsoftware, Terminbuchungssystem, Buchungsplattform oder Kassensystem: was ist der Unterschied?

Der Unterschied liegt darin, was das System für dich tut und wem die Kundin gehört. Ein Terminbuchungssystem füllt deinen Kalender mit deiner Kundschaft, eine Buchungsplattform bringt Neukunden, ein Kassensystem rechnet ab, und Salonsoftware verbindet Kalender und Verwaltung. Lookster vereint die ersten drei in einem System; die Kasse kommt mit Lookster Pro dazu.

Der Vorteil von allem in einem: Eine Kundin, die dich über den Lookster-Marktplatz findet, landet direkt in deinem eigenen Kalender und deiner Kundenkartei, und du zahlst keine Provision auf sie. Du brauchst keine separate Anbindung zwischen Plattform und Kalender. Mehr dazu in Buchungsplattform oder eigenes Buchungssystem.

Welche Funktionen gehören zu Salonsoftware?

Der Kern von Salonsoftware sind Kalender, Online-Terminbuchung, Erinnerungen und Kundenkartei. Dann folgen Team, Bewertungen und Auswertungen. Bei jeder Funktion steht, wie Lookster sie umsetzt.

1. Kalender. Tages-, Team-, Wochen- und Monatsansicht, pro Mitarbeitenden, live synchronisiert zwischen Handy, Tablet und Computer. Bei Lookster auch Serientermine (dieselbe Kundin alle vier Wochen) mit Ausnahmen pro Datum, Pausen und Dienstplanausnahmen.
2. Online-Terminbuchung. Ein Buchungslink oder eine Salonseite, auf der Kundinnen rund um die Uhr Leistung, Mitarbeitende und Uhrzeit wählen. Lookster zeigt nur wirklich freie Zeiten, lässt Gäste ohne Konto buchen und erlaubt mehrere Leistungen und Add-ons in einer Buchung.
3. Bestätigungen und Erinnerungen. Direkt nach der Buchung eine Bestätigung, am Tag davor eine Erinnerung. Das ist die Funktion, die No-Shows am stärksten senkt. Lookster verschickt sie kostenlos per E-Mail (24 Stunden vorher) und Push-Nachricht, ohne SMS-Kosten.
4. Kundenkartei. Pro Kundin die Terminhistorie, Notizen (Farbrezeptur, Allergien, Vorlieben), Fotos vom Ergebnis und Kontaktdaten. Lookster ergänzt Statistiken pro Kundin, Favoriten, eine Sperrliste und eine No-Show-Markierung, und du rufst Kundinnen direkt aus der App an oder schreibst ihnen.
5. Team und Dienstplan. Eigener Login, Kalender und Rechte pro Mitarbeitenden, Arbeitszeiten und Pausen, Urlaub und Abwesenheiten. Bei Lookster beantragen Mitarbeitende Urlaub in der App, und du genehmigst ihn dort.
6. Bewertungen und Portfolio. Automatische Bewertungsanfrage nach dem Termin, nur von Kundinnen, die wirklich da waren, und eine Salonseite mit Fotos deiner Arbeit, die auch über Google zu finden ist.
7. Auswertungen. Umsatz, Anzahl Termine, Auslastung, No-Shows und wiederkehrende Kundinnen pro Zeitraum und pro Mitarbeitenden, mit Jahresvergleich und Export nach Excel oder CSV für die Steuerberatung.
8. Marktplatz und Kunden-App. Ein Ort, an dem Neukunden dich finden und buchen. Bei Lookster inklusive: der Lookster-Marktplatz und die kostenlose Kunden-App für iOS und Android, mit 0 % Provision.
9. Apps. Die Lookster Dashboard-App für iPhone, iPad, Android und Windows, dazu das komplette Dashboard in jedem modernen Browser.
10. Kasse und Zahlungen. Abrechnen an der Theke, Zahlungslink, Anzahlung bei der Buchung, Rechnungen, Tagesabschluss, Warenwirtschaft und Gutscheine. Mit Lookster Pro kommt all das dazu, mit Tap to Pay. Pro läuft bereits bei ausgewählten Salons und ist bald für alle verfügbar. Abrechnen machst du in der Zwischenzeit einfach mit deiner eigenen Kasse; Lookster arbeitet neben jeder TSE-Kasse und übernimmt Kalender, Buchungen und Kundschaft.

Lookster liefert die Funktionen 1 bis 9 im Paket Essentials: die ersten 3 Monate kostenlos ohne Kreditkarte, danach 19,95 € pro Monat zzgl. MwSt. inklusive 3 Mitarbeitenden, mit unbegrenzten Buchungen. Die vollständige Liste steht auf der Funktionsseite.

Wer braucht Salonsoftware?

Jeder, der auf Termin arbeitet und mehr als eine Handvoll Kundinnen pro Woche hat. Der Kipppunkt liegt dort, wo das Schreiben und Telefonieren wegen Terminen mehr Zeit kostet als die Behandlung selbst.

• Selbstständige oder Stuhlmieter. Du brauchst vor allem einen Online-Kalender, einen Buchungslink und Erinnerungen, am besten in einer App auf dem Handy. Mit Lookster bist du an einem Tag live, und der Marktplatz bringt Neukunden ohne Provision.
• Kleiner Salon mit 2 bis 5 Mitarbeitenden. Jetzt brauchst du pro Person Kalender, Arbeitszeiten und Umsatzzahlen, und als Inhaberin willst du sehen, wer was macht. Bei Lookster sind 3 Mitarbeitende im Grundpreis enthalten, jede weitere Person kostet 5 € im Monat.
• Salon mit Produktverkauf. Du rechnest mit deiner TSE-Kasse ab, Lookster führt Kalender und Kundenkartei daneben. Mit Lookster Pro kommen Kasse, Warenwirtschaft und Gutscheine dazu.
• Fitnessstudio, Personal Trainer, Massagepraxis. Lookster funktioniert für alle, die auf Termin arbeiten. Die Begriffe unterscheiden sich, die Funktionen nicht.

Was Lookster für deine Branche tut, steht unter /de/salonsoftware, und welches Buchungssystem zu einem neuen Salon passt liest du im eigenen Artikel.

Cloud oder lokal installiert?

Fast alle moderne Salonsoftware läuft in der Cloud: Du meldest dich im Browser oder in einer App an, und der Anbieter kümmert sich um Server, Updates und Backups. Lokal installierte Software auf einem Computer im Salon gibt es noch bei älteren Kassenpaketen. Lookster läuft komplett in der Cloud.

Für einen Salon, der Online-Buchungen will und vom Handy aus arbeitet, ist die Cloud die praktische Wahl. Lookster speichert deine Daten in der EU, erstellt tägliche Backups und läuft auf jedem Gerät, live synchronisiert.

Kassensystem im Salon: was gilt in Deutschland?

Wer in Deutschland ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss es nach § 146a Abgabenordnung mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen. Die Details regelt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Drei Pflichten betreffen jeden Salon mit elektronischer Kasse.

• TSE-Pflicht. Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet und durch die TSE gesichert werden (§ 146a Abs. 1 AO).
• Belegausgabepflicht. Du musst jeder Kundin unmittelbar einen Beleg aushändigen, auf Papier oder elektronisch (§ 146a Abs. 2 AO).
• Mitteilungspflicht. Anschaffung und Außerbetriebnahme eines Kassensystems meldest du dem Finanzamt elektronisch innerhalb eines Monats (§ 146a Abs. 4 AO).

Ein Terminkalender ohne Kassenfunktion fällt nicht unter diese Pflichten. Lookster arbeitet neben jeder TSE-Kasse: Du rechnest mit deiner Kasse ab, und Lookster übernimmt Kalender, Online-Terminbuchung und Kundenkartei. Was eine Salonkasse sonst können muss, steht in Kassensystem für den Salon und auf /de/kassensystem.

Dazu kommen die Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 3 AO: Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse bewahrst du zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre. Umsatzdaten aus deiner Salonsoftware gehören dazu. Mit dem Export nach Excel und CSV in Lookster gibst du sie direkt an deine Steuerberatung weiter.

DSGVO und Datenschutz: wo liegen die Kundendaten deines Salons?

Du bleibst als Saloninhaberin verantwortlich für die personenbezogenen Daten deiner Kundinnen, auch wenn dein Softwareanbieter sie speichert. Die DSGVO regelt das mit drei Punkten, die du prüfen musst.

Auftragsverarbeitungsvertrag. Dein Softwareanbieter verarbeitet Kundendaten in deinem Auftrag und ist damit "Auftragsverarbeiter" nach Artikel 28 DSGVO. Du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit ihm.

Speicherung in der EU. Die DSGVO verbietet Speicherung außerhalb der EU nicht, stellt aber in Kapitel V (ab Artikel 44) zusätzliche Bedingungen an die Übermittlung in Drittländer. Ein Anbieter, der deine Daten innerhalb der EU speichert, erspart dir diese Prüfung. Lookster speichert Daten in der EU, erstellt tägliche Backups und nutzt verschlüsselte Verbindungen.

Rechte deiner Kundinnen. Kundinnen dürfen Auskunft verlangen, ihre Daten löschen lassen und nach Artikel 20 DSGVO ihre eigenen Daten in einem gängigen Format erhalten. Deine Software muss das praktisch möglich machen.

Wie wählst du Salonsoftware aus?

Wähle nach den Funktionen, die du in den nächsten zwölf Monaten wirklich nutzt, nach den Gesamtkosten inklusive Provision und Extras, und danach, ob du ohne Streit wieder rauskommst. In der rechten Spalte steht, wie Lookster jede Frage beantwortet.

In Die beste Salonsoftware 2026 vergleichen wir 9 Systeme in diesen Punkten, und in Was kostet Salonsoftware rechnen wir die Jahreskosten aus. Willst du vor allem wissen, wie die Online-Buchung funktioniert, schau dir Online-Terminbuchung an.

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