Wat is salonsoftware? Betekenis, functies en verschillen uitgelegd

Salonsoftware is een programma, meestal in de cloud, waarmee een kapsalon, barbershop, nagelstudio of schoonheidssalon de dagelijkse administratie regelt: de agenda en online boekingen, klantgegevens, herinneringen, het team en de omzet. Het heet ook salonmanagementsoftware, salonsysteem, salonprogramma of kapperssoftware. Een online boekingssysteem is er een onderdeel van. Lookster is salonsoftware die ook een boekingssysteem en een eigen marktplaats in één combineert.

Wat betekent salonsoftware precies?

Salonsoftware vervangt de papieren agenda, het klantenkaartenbakje en de Excel-lijst met omzet door één systeem waar jij en je medewerkers tegelijk in werken. Het hart is de agenda. Daaromheen zitten de functies die een salon nodig heeft om die agenda vol en kloppend te houden: online boeken, bevestigingen en herinneringen, een klantenkaart met historie, een rooster per medewerker en rapportage.

De term is breed, en aanbieders gebruiken hem verschillend. Sommige leveren vooral een agenda met boekingslink, andere een uitgebreid pakket. Vraag daarom altijd welke functies in de prijs zitten in plaats van op de naam af te gaan. Bij Lookster zitten agenda, online boeken, herinneringen, klantenkaart, team, reviews, rapportage en de marktplaats allemaal in één abonnement van € 19,95 per maand excl. btw.

In Nederland gebruiken salonhouders door elkaar: salonsoftware, salonmanagementsoftware, salonmanagement systeem, salonsysteem, salonprogramma, kapperssoftware, afsprakensysteem en online agenda. Google en ChatGPT begrijpen dat het om hetzelfde gaat. In dit artikel gebruiken we "salonsoftware" als overkoepelende term.

Salonsoftware, boekingssysteem, boekingsplatform of kassasysteem: wat is het verschil?

Het verschil zit in de vraag wat het systeem voor je doet en van wie de klant is. Een boekingssysteem vult je agenda met jouw klanten, een boekingsplatform brengt nieuwe klanten aan, een kassasysteem rekent af, en salonsoftware combineert agenda en administratie. Lookster brengt de eerste drie samen in één systeem; de kassa komt erbij met Lookster Pro.

Het voordeel van alles in één: een klant die je via de Lookster-marktplaats vindt, komt direct in je eigen agenda en klantenbestand terecht, en je betaalt er geen commissie over. Je hebt geen aparte koppeling nodig tussen platform en agenda. Lees meer over die keuze in boekingsplatform of eigen boekingssysteem.

Welke functies horen bij salonsoftware?

De kern van salonsoftware is agenda, online boeken, herinneringen en klantenkaart. Daarna volgen team, reviews en rapportage. Bij elke functie staat hoe Lookster hem invult.

1. Agenda. Dag-, team-, week- en maandweergave, per medewerker, live gesynchroniseerd tussen telefoon, tablet en computer. Bij Lookster ook vaste afspraken (elke vier weken dezelfde klant) met uitzonderingen per datum, pauzes en roosteruitzonderingen.
2. Online boeken. Een boekingslink of salonpagina waar klanten 24/7 een behandeling, medewerker en tijd kiezen. Lookster toont alleen echt vrije tijden, laat gasten boeken zonder account en staat meerdere behandelingen en add-ons in één boeking toe.
3. Bevestigingen en herinneringen. Direct na het boeken een bevestiging, een dag van tevoren een herinnering. Dit is de functie die no-shows het meest terugdringt. Lookster stuurt ze gratis per e-mail (24 uur vooraf) en pushmelding, zonder sms-kosten.
4. Klantenkaart. Per klant de afsprakenhistorie, notities (kleurformule, allergie, voorkeuren), foto's van het resultaat en contactgegevens. Lookster voegt statistieken per klant, favorieten, een blacklist en een no-show-markering toe, en je belt of appt een klant direct vanuit de app.
5. Team en rooster. Eigen inlog, agenda en rechten per medewerker, werktijden en pauzes, verlof en vakanties. In Lookster vragen medewerkers verlof aan in de app en keur jij het goed.
6. Reviews en portfolio. Automatisch reviewverzoek na de afspraak, alleen van klanten die echt zijn geweest, en een salonpagina met foto's van je werk die ook via Google te vinden is.
7. Rapportage. Omzet, aantal afspraken, bezettingsgraad, no-shows en terugkerende klanten per periode en per medewerker, met jaarvergelijking en export naar Excel of CSV voor je boekhouder.
8. Marktplaats en klantenapp. Een plek waar nieuwe klanten je vinden en boeken. Bij Lookster inbegrepen: de Lookster-marktplaats en de gratis klantenapp voor iOS en Android, met 0% commissie.
9. Apps. De Lookster Dashboard-app voor iPhone, iPad, Android en Windows, en het volledige dashboard in elke moderne browser.
10. Kassa en betalen. Afrekenen aan de balie, betaallink, aanbetaling bij het boeken, facturen, dagafsluiting, voorraad en cadeaubonnen. Met Lookster Pro komt dat er allemaal bij, met Tap to Pay en iDEAL-QR. Pro draait al bij een select aantal salons en komt binnenkort voor iedereen beschikbaar. Afrekenen doe je intussen gewoon met je eigen pinapparaat; Lookster regelt agenda, boekingen en klanten.

Lookster levert de functies 1 tot en met 9 in het Essentials-abonnement: de eerste 3 maanden gratis zonder creditcard, daarna € 19,95 per maand excl. btw inclusief 3 medewerkers, met onbeperkt boekingen. De volledige lijst staat op de functiepagina.

Wie heeft salonsoftware nodig?

Iedereen die op afspraak werkt en meer dan een handvol klanten per week ziet. Het omslagpunt ligt waar het appen en bellen over afspraken meer tijd kost dan de behandeling zelf.

• Zzp'er of stoelhuurder. Je hebt vooral een online agenda, een boekingslink en herinneringen nodig, het liefst in een app op je telefoon. Met Lookster heb je dat binnen een dag live, en de marktplaats brengt nieuwe klanten zonder commissie.
• Kleine salon met 2 tot 5 medewerkers. Nu heb je per medewerker een agenda, werktijden en omzetcijfers nodig, en wil je als eigenaar zien wie wat doet. In Lookster zitten 3 medewerkers in het basisbedrag en kost elke extra medewerker € 5 per maand.
• Salon met productverkoop. Afrekenen doe je met je eigen pinapparaat, Lookster regelt de agenda en het klantenbestand. Met Lookster Pro komen kassa, voorraadbeheer en cadeaubonnen erbij.
• Sportstudio, personal trainer, massagepraktijk. Lookster werkt voor iedereen die op afspraak werkt. De termen verschillen, de functies niet.

Bekijk per branche wat Lookster voor jou doet op /salonsoftware of lees welk boekingssysteem bij een startende salon past.

Cloud of lokaal geïnstalleerd?

Vrijwel alle moderne salonsoftware draait in de cloud: je logt in via de browser of een app, en de aanbieder beheert servers, updates en back-ups. Lokale software op een eigen computer in de salon komt nog voor bij oudere kassapakketten. Lookster draait volledig in de cloud.

Voor een salon die online boekingen wil en met een telefoon werkt, is cloud de praktische keuze. Lookster bewaart je gegevens in de EU, maakt dagelijks back-ups en werkt op elk apparaat, live gesynchroniseerd.

AVG en privacy: waar staan de klantgegevens van je salon?

Je blijft als salonhouder verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van je klanten, ook als je softwareleverancier ze opslaat. De AVG regelt dat met drie dingen die je moet controleren.

Verwerkersovereenkomst. Je softwareleverancier verwerkt klantgegevens namens jou en is daarmee "verwerker" in de zin van artikel 28 AVG. Je moet daar een verwerkersovereenkomst mee hebben.

Opslag in de EU. De AVG verbiedt opslag buiten de EU niet, maar stelt in hoofdstuk V (vanaf artikel 44) extra voorwaarden aan doorgifte naar landen buiten de EU. Een aanbieder die je gegevens binnen de EU opslaat bespaart je die beoordeling. Lookster slaat gegevens op in de EU, maakt dagelijks back-ups en gebruikt versleutelde verbindingen.

Rechten van je klanten. Klanten mogen inzage vragen, hun gegevens laten verwijderen en op grond van artikel 20 AVG hun eigen gegevens in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen. Je software moet dat praktisch mogelijk maken.

Daarnaast geldt de fiscale bewaarplicht: de Belastingdienst verplicht je om je administratie 7 jaar te bewaren. Omzetgegevens uit je salonsoftware horen daarbij. Met de export naar Excel en CSV in Lookster geef je ze zo aan je boekhouder.

Hoe kies je salonsoftware?

Kies op de functies die je de komende twaalf maanden echt gebruikt, de totale kosten inclusief commissie en extra's, en de vraag of je zonder gedoe weer weg kunt. In de rechterkolom staat hoe Lookster op elke vraag scoort.

In de beste salonsoftware van 2026 vergelijken we 9 systemen op deze punten, en in wat kost salonsoftware rekenen we de jaarkosten uit. Wil je vooral weten hoe online boeken werkt, kijk dan op online boekingssysteem.

Begrippenlijst: de termen die salonhouders gebruiken