Kassasysteem voor je salon of kapperszaak: waar let je op?

Voor een salon of kapperszaak werkt dit het best: Lookster als spil voor je agenda, online boekingen, klanten en omzetinzicht per medewerker, en een pinapparaat naar keuze om af te rekenen. Zo kies je zelf het laagste pintarief, en je boekhouder krijgt een export naar Excel of CSV. Met Lookster Pro komt de kassa er binnenkort bij. Hieronder lees je wat pinnen kost, welke btw geldt en wat je moet bewaren.

Wat heb je nodig om in je salon af te rekenen?

Afrekenen in een salon verschilt van een winkelkassa: je rekent meestal één behandeling per klant af, soms met een product erbij, en de afspraak staat al in je agenda. Dit heb je nodig:

• Een agenda waarin de afspraak en de prijs al klaarstaan. In Lookster staan behandeling, prijs en duur per medewerker bij elke afspraak, inclusief add-ons die de klant zelf koos.
• Een betaalmethode: een pinapparaat aan de balie, Tap to Pay op je telefoon, iDEAL-QR of contant.
• Twee btw-tarieven uit elkaar houden: knippen tegen 9%, een shampoo tegen 21%.
• Een dagstaat met contant, pin en overige betalingen apart.
• Een factuur voor zakelijke klanten; een bon voor particulieren is service, geen plicht.
• Omzetinzicht en een export voor je boekhouder. Lookster toont omzet per periode en per medewerker en exporteert naar Excel of CSV.
• Fooi en cadeaubonnen apart geregistreerd, als je die gebruikt.

Hoe werkt Lookster samen met je pinapparaat?

Lookster is de spil van je salon. Vandaag heb je al:

• een online agenda met realtime updates en dag-, team-, week- en maandweergave;
• 24/7 online boeken via je eigen boekingslink, je salonpagina op Lookster en de Lookster-klantenapp, met 0% commissie;
• klantenkaarten met afsprakenhistorie, notities en foto's per afspraak;
• omzet, afspraken, bezettingsgraad, no-shows en terugkerende klanten per periode en per medewerker, met jaarvergelijking;
• een export naar Excel of CSV voor je boekhouder;
• gratis bevestigingen en herinneringen per e-mail en pushmelding, zonder sms-kosten.

Afrekenen doe je intussen gewoon met je eigen pinapparaat; Lookster regelt agenda, boekingen en klanten. Omdat je pinapparaat los staat, kies je zelf de aanbieder met het laagste tarief voor jouw omzet, en wissel je wanneer je wilt.

Met Lookster Pro komt daar de kassa bij: Tap to Pay, iDEAL-QR en betaallink, vooraf online betalen (aanbetaling of volledig), facturen, dagafsluiting en refunds, voorraadbeheer en cadeaubonnen, voor € 34,95 per maand exclusief btw. Pro draait al bij een select aantal salons en komt binnenkort voor iedereen beschikbaar. Op /kassasysteem lees je wat Pro precies biedt.

Pinnen, Tap to Pay, iDEAL-QR of betaallink: welke betaalmethoden heb je nodig?

Pinnen blijft de standaard aan de balie. Daarnaast zijn er drie manieren die in een salon handig zijn.

Tap to Pay maakt van je iPhone of Android-telefoon een pinapparaat: de klant houdt zijn pas of telefoon tegen jouw toestel. Je hebt geen losse automaat nodig. SumUp biedt dit in Nederland aan via de SumUp-app tegen het normale transactietarief, zonder betalingslimiet; bij bedragen boven ongeveer € 100 voert de klant zijn pincode in op jouw telefoon.

iDEAL-QR laat je een QR-code tonen die de klant scant met zijn bank-app. Handig bij een thuiskapper of op locatie, en bij klanten zonder pas bij zich.

Een betaallink stuur je per e-mail of WhatsApp. De klant betaalt vooraf of achteraf via iDEAL of kaart. Dat is de basis van vooraf online betalen en aanbetalingen, wat no-shows vermindert.

Voor een salon met één stoel is Tap to Pay vaak genoeg. Met een team aan meerdere stoelen is een vaste automaat bij de balie rustiger.

Welk pinapparaat past naast Lookster, en wat kost pinnen per transactie?

Elk pinapparaat uit deze tabel is een prima aanvulling naast Lookster. Losse pinautomaten voor kleine ondernemers werken met twee modellen: geen maandkosten en een hoger percentage per transactie, of een maandabonnement met een lager percentage of een vast bedrag per transactie. De tarieven komen van de Nederlandse pagina's van de aanbieders (gecontroleerd op 27 oktober 2026, exclusief btw waar vermeld).

Zo reken je uit wat voor jou het goedkoopst is. Stel dat je per maand € 8.000 pint in 200 transacties (gemiddeld € 40 per bon):

• SumUp betaal naar gebruik: 1,49% van € 8.000 = € 119,20 per maand.
• SumUp Betalingen Plus: € 19 + 0,99% van € 8.000 = € 98,20 per maand.
• myPOS Pro: € 39 + 200 × € 0,06 = € 51 per maand.
• Worldline: 200 × € 0,063 = € 12,60 per maand, plus de huur- of koopprijs van de automaat die Worldline niet publiceert.

Bij een lage pinomzet is een automaat zonder maandkosten het voordeligst. Vanaf ongeveer € 4.000 tot € 5.000 pinomzet per maand wordt een abonnement met een lager tarief interessant. Bij veel kleine transacties, zoals bij een barbershop, loont een vast bedrag per transactie sneller dan een percentage.

Wat kost de kassa van andere salonsoftware?

Andere salonsoftware koppelt de kassa aan een eigen betaaloplossing, met eigen transactiekosten. Reken die mee voordat je ergens tekent.

Salonized rekent met Salonized Pay 1,0% transactiekosten per pinbetaling, op een pinapparaat vanaf € 199 eenmalig, en 2% transactiekosten op vooruitbetaalde online boekingen. Een bonprinter, barcodescanner of kassalade levert Salonized niet zelf (gecontroleerd op 27 oktober 2026 op de Nederlandse prijspagina van Salonized). Op € 8.000 pinomzet per maand is dat € 80 aan transactiekosten, tegenover € 51 bij myPOS Pro en € 12,60 plus huur bij Worldline.

Fresha rekent voor betalingen aan de balie 0,89% + € 0,10 per transactie, plus € 0,10 per Tap to Pay-autorisatie; een terminal kost vanaf € 119. Op diezelfde € 8.000 in 200 transacties is dat € 91,20 per maand. Daarbovenop rekent Fresha een eenmalige commissie op elke nieuwe klant die je via de Fresha-marktplaats vindt (gecontroleerd op 27 oktober 2026).

Met Lookster en een los pinapparaat kies je zelf je tarief, en betaal je 0% commissie op elke boeking, ook op nieuwe klanten via de Lookster-marktplaats.

Welk btw-tarief geldt in je salon?

In Nederland gelden twee tarieven naast elkaar in dezelfde salon, en je administratie moet ze allebei scheiden.

9% voor kapperswerkzaamheden. De Belastingdienst noemt knippen, wassen, föhnen, verven, permanenten en het scheren en trimmen van baarden. Ook de producten die je daarbij verbruikt (shampoo, haarverf, gel) en het aanbrengen van hairextensions vallen onder 9%. Het materiaal zelf, dus de extensions, pruiken en toupets, valt onder 21%.

21% voor alles wat niet kenmerkend is voor het kappersbedrijf. Dat zijn de losse verkoop van haarverzorgingsproducten en gebruiksartikelen, schoonheidsbehandelingen, het aanbrengen van make-up, kleur- en make-upadvies, zonnebankverhuur en manicure- en pedicurewerkzaamheden. Een nagelstudio en een schoonheidssalon rekenen dus 21%. Een head-spa-behandeling valt volgens een kennisgroepstandpunt van de Belastingdienst uit 2025 ook onder 21%, ook als een kapper hem uitvoert, omdat de behandeling grotendeels op de hoofdhuid en niet op het haar is gericht.

Verkoop je als kapper een shampoo mee, dan vallen er dus twee tarieven onder één afrekening. Noteer op je dagstaat welk deel onder 9% en welk deel onder 21% valt, dan klopt je btw-aangifte.

Kleineondernemersregeling (KOR). Blijft je omzet onder € 20.000 per kalenderjaar, dan kun je meedoen aan de KOR: je rekent geen btw aan je klanten en doet geen btw-aangifte, maar je mag ook geen btw terugvragen over je inkopen en investeringen. Dat is interessant voor een thuiskapper met weinig kosten, en nadelig als je net een salon inricht. Kom je in een jaar boven de € 20.000, dan moet je je direct afmelden. Na een afmelding kun je pas na de rest van dat jaar en het volgende kalenderjaar opnieuw meedoen. Wie in Nederland gevestigd is en onder de grens blijft, kan zich aanmelden via Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Kasstelsel. Kappers en schoonheidsverzorgingsbedrijven zijn verplicht het kasstelsel te gebruiken: je berekent de btw over wat je in het tijdvak daadwerkelijk hebt ontvangen, niet over verstuurde facturen. Je mag ervan afzien, maar dat moet dan duidelijk uit je administratie blijken.

Bonnen, facturen en bewaarplicht: wat moet je vastleggen?

Aan particulieren hoef je geen factuur te geven; een bon is een service, geen verplichting. Verkoop je aan een ondernemer, bijvoorbeeld een bedrijf dat een teamdag bij je boekt, dan ben je verplicht een factuur te sturen met alle wettelijke gegevens, zoals je btw-nummer, factuurnummer en het btw-bedrag per tarief.

Wat je wél altijd moet doen, is elke verkoop vastleggen. De Belastingdienst verplicht je om je administratie 7 jaar te bewaren; gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Voor een salon betekent dat:

1. Dagstaat per dag: contant, pin, iDEAL en overige betalingen apart, met de btw-splitsing.
2. Bonnen en facturen, ook de gecrediteerde.
3. Pinoverzichten van je betaalprovider en je bankafschriften.
4. Kasboek als je contant geld aanneemt, met beginsaldo, ontvangsten, uitgaven en eindsaldo.
5. Btw-aangiften en de onderliggende berekening.

Digitaal bewaren mag, zolang je de gegevens binnen redelijke tijd leesbaar kunt maken. Bewaar het pinoverzicht van je pinaanbieder en de export uit Lookster per maand bij elkaar, en maak de dagstaat elke dag, niet aan het eind van de maand.

Fooi en cadeaubonnen: hoe verwerk je die?

Fooi. Fooien die je personeel ontvangt, zijn voor de btw niet belast: je hoeft er geen btw over af te dragen. Ontvang je als eigenaar zelf extra bedragen bovenop wat je in rekening hebt gebracht, dan hangt het af van de branche of je daarover btw betaalt; overleg dat met je boekhouder. Registreer fooi apart op je dagstaat, zodat die niet in je omzet voor de btw belandt en je de verdeling over je team kunt verantwoorden.

Cadeaubonnen. De btw-regels voor vouchers hangen af van wat je ermee kunt kopen. Een cadeaubon die alleen voor kappersdiensten tegen 9% geldt, is een voucher voor enkelvoudig gebruik: de btw is verschuldigd bij de verkoop van de bon. Een bon die ook voor producten tegen 21% kan worden ingewisseld, is een voucher voor meervoudig gebruik: dan betaal je geen btw bij verkoop, maar pas bij het inwisselen, over wat de klant daadwerkelijk afneemt. Leg vast welke bonnen je hebt uitgegeven, welke zijn ingewisseld en wat er nog openstaat, want dat openstaande bedrag is een schuld aan je klanten.

Wat heeft je boekhouder van je salon nodig?

Je boekhouder wil per periode je omzet per btw-tarief, je betaalmethoden en je kasverschil. Met Lookster exporteer je omzet, afspraken en klantgegevens per periode en per medewerker naar Excel of CSV. Samen met het pinoverzicht van je pinaanbieder, je kasboek en je dagstaten heeft je boekhouder alles om je btw-aangifte en jaarcijfers te maken. Spreek af hoe vaak je de export aanlevert, bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal.

Checklist: zo regel je afrekenen en administratie in je salon

• Zet je agenda, boekingen en klanten in Lookster: € 19,95 per maand, de eerste 3 maanden gratis.
• Hoeveel pin je per maand en in hoeveel transacties? Kies met de tabel hierboven het pinapparaat met het laagste tarief.
• Verkoop je producten naast behandelingen? Houd dan 9% en 21% apart op je dagstaat.
• Maak elke dag een dagstaat met contant, pin en overige betalingen.
• Lever je boekhouder elke maand of elk kwartaal de Lookster-export en het pinoverzicht aan.
• Gebruik je cadeaubonnen of fooi? Registreer die apart.
• Zit je onder de € 20.000 omzet? Bekijk dan of de KOR voor jou gunstig is.

Twijfel je of je überhaupt salonsoftware nodig hebt, lees dan eerst wat is salonsoftware. Wat de abonnementen van de verschillende systemen kosten, vind je in wat kost salonsoftware.