Software voor je schoonheidssalon: agenda, klantenkaart en reviews

Software voor een schoonheidssalon moet meer kunnen dan een agenda: behandelingen met eigen duur, kuren, intake en voor/na-foto's, en zorgvuldige omgang met gezondheidsgegevens. Hieronder de checklist. Lookster is daarvoor gebouwd: je zet behandelingen van 30 tot 120 minuten met hun eigen duur in de agenda, plant kuren als vaste reeks, laat klanten add-ons zelf aanvinken en bewaart intake, notities en voor/na-foto's op de klantenkaart. Herinneringen gaan gratis per e-mail en push, zonder sms-kosten, en geverifieerde reviews en je portfolio op de Lookster-marktplaats brengen nieuwe klanten. Je probeert het 3 maanden gratis, met 0% commissie.

Wat moet software voor een schoonheidssalon kunnen?

Een schoonheidssalon verschilt op twee punten van een kapsalon: de behandelingen zijn langer en persoonlijker, en je legt meer vast per klant. Een gezichtsbehandeling van 60 minuten, een pedicure van 45, een IPL-sessie van 30 en een complete dagbehandeling van 120 minuten moeten allemaal met de juiste duur in de agenda.

Loop deze checklist langs bij elk systeem dat je overweegt. Lookster vinkt elk punt af.

1. Behandelingen met eigen duur en prijs, van 30 tot 120 minuten, eventueel per medewerker verschillend.
2. Terugkerende afspraken voor kuren en trajecten, met de mogelijkheid om één datum te verplaatsen.
3. Add-ons en meerdere behandelingen in één boeking, zoals een gezichtsbehandeling met een extra masker of wenkbrauwen verven.
4. Klantenkaart met notities en foto's per afspraak: intake, huidtype, contra-indicaties, gebruikte producten, voor/na.
5. Afsprakenhistorie per klant, zodat je bij elk bezoek ziet wat je de vorige keer deed.
6. Online boeken zonder account, met gratis bevestiging en herinnering per e-mail en push.
7. Geverifieerde reviews, alleen van klanten die daadwerkelijk zijn geweest.
8. Portfolio op je salonpagina, met foto's van je resultaten.
9. Eigen inlog en agenda per medewerker, met werktijden en pauzes.
10. Beveiligde opslag: data in de EU, versleutelde verbindingen, dagelijkse back-ups.
11. Inzicht in omzet, bezetting en terugkerende klanten per medewerker en per periode.

Hoe plan je kuren en behandeltrajecten in?

Plan een kuur als terugkerende afspraak. Een traject van zes wekelijkse sessies microdermabrasie zet je in Lookster één keer in de agenda: klant, behandeling, elke week op dinsdag om 10:00. Elke sessie krijgt automatisch een bevestiging en 24 uur vooraf een herinnering per e-mail en push. Kan de klant in week vier niet, dan verplaats je alleen die ene afspraak; de rest van de reeks blijft staan.

Datzelfde werkt voor vaste klanten buiten een kuur. Een klant die elke 3 of 4 weken voor een gezichtsbehandeling of wimperlift komt, plan je één keer in, en je agenda vult zichzelf. Bij elke sessie noteer je in de afspraak hoe de huid reageerde, zodat je het verloop van het hele traject terugziet.

Wat hoort er in de klantenkaart: intake, huidanalyse en voor/na-foto's

Een goede klantenkaart in een schoonheidssalon bevat vier dingen: de intake (huidtype, contra-indicaties, wensen), de huidanalyse per bezoek, de producten en instellingen die je gebruikte, en foto's van het resultaat. Met die vier kun je na drie maanden nog precies zien wat werkte.

In Lookster hangen notities en foto's aan de afspraak, zodat je bij "gezichtsbehandeling, 12 maart" meteen de voor- en na-foto en je aantekeningen terugvindt. De klantenkaart toont daarnaast de hele afsprakenhistorie en statistieken per klant, zoals hoe vaak iemand komt en wat iemand besteedt. Vanuit de app bel of app je de klant direct, en een klant die herhaaldelijk niet komt markeer je als no-show.

Wat zegt de AVG over gezondheidsgegevens in je klantenkaart?

Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft: "De verwerking van bijzondere persoonsgegevens is verboden. Tenzij u zich kunt beroepen op een uitzondering." Een van die uitzonderingen is dat iemand uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor de verwerking van de eigen gegevens. Daarnaast heb je, net als bij gewone persoonsgegevens, een grondslag nodig; in de praktijk vallen uitdrukkelijke toestemming en grondslag hier vaak samen.

Voor een schoonheidssalon betekent dat in de praktijk:

1. Vraag alleen wat je nodig hebt voor een veilige behandeling. Zwangerschap, medicijngebruik, huidaandoeningen en allergieën zijn relevant bij een peeling of IPL. Een volledige medische geschiedenis is dat niet.
2. Vraag uitdrukkelijke toestemming. Een handtekening onder het intakeformulier of een vakje dat de klant zelf aanvinkt. Een vooraf aangevinkt vakje telt niet.
3. Vertel wat je vastlegt, waarom en hoe lang. Een korte alinea op je intakeformulier is genoeg.
4. Sla het veilig op. Software met data in de EU, versleutelde verbindingen, dagelijkse back-ups en een eigen inlog per medewerker. Een schrift in de la of een WhatsApp-chat voldoet daar niet aan.
5. Deel het niet en verwijder op verzoek. Een klant mag vragen wat je over haar hebt vastgelegd en mag vragen het te wissen.

Lookster voldoet aan dat vierde punt: je data staat in de EU, alle verbindingen zijn versleuteld en er worden dagelijks back-ups gemaakt. Elke medewerker heeft een eigen inlog en eigen rechten. Dit artikel is geen juridisch advies: raadpleeg bij twijfel de Autoriteit Persoonsgegevens of een jurist.

Reviews en nieuwe klanten via de Lookster-marktplaats

Nieuwe klanten kiezen een schoonheidssalon op twee dingen: foto's van resultaten en reviews van andere klanten. Een systeem dat na elke afspraak automatisch om een review vraagt en alleen reviews toont van mensen die echt zijn geweest, bouwt die reputatie zonder dat jij erachteraan hoeft.

Lookster stuurt na de afspraak een reviewverzoek per e-mail en push. Alleen klanten met een afgeronde afspraak kunnen een review achterlaten, en die reviews staan samen met je portfolio op je salonpagina op Lookster, die ook via Google te vinden is. Via die pagina en de gratis Lookster-klantenapp voor iOS en Android boeken nieuwe klanten rechtstreeks bij je, met 0% commissie. Hoe je meer reviews krijgt lees je in meer reviews voor je salon.

Bij marktplaatsen met commissie betaal je voor diezelfde nieuwe klanten. Treatwell rekent 35% commissie (excl. btw) op de eerste boeking van elke nieuwe klant via het platform (gecontroleerd op 27 oktober 2026). Op een gezichtsbehandeling van € 80 is dat € 28 per nieuwe klant. Via Lookster is dat € 0.

Welke soorten software zijn er voor een schoonheidssalon?

Er zijn grofweg vier soorten. Lookster combineert agenda, klantenkaart met foto's, gratis herinneringen, geverifieerde reviews en een eigen marktplaats, zonder commissie.

Salonized laat je 14 dagen proberen en verkoopt sms-tegoed vanaf € 0,11 per sms; Fresha geeft 7 dagen proefperiode en rekent na 20 gratis sms per maand € 0,15 per sms (beide gecontroleerd op 27 oktober 2026). Bij Lookster heb je 3 maanden om alles rustig uit te proberen, en herinneringen kosten nooit iets extra.

Wat salonsoftware precies is en welke functies standaard zijn, lees je in wat is salonsoftware. De prijzen per aanbieder staan in wat kost salonsoftware.

Wat Lookster biedt voor je schoonheidssalon

Lookster is gebouwd voor salons die op afspraak werken, met precies de functies die een schoonheidssalon dagelijks gebruikt: behandelingen met eigen duur, kuren en vaste klanten als terugkerende afspraak, add-ons, een klantenkaart met voor/na-foto's, gratis herinneringen, geverifieerde reviews en je portfolio op de marktplaats. Je werkt vanuit de Lookster Dashboard-app op iPhone, iPad, Android of Windows, of in de browser, live gesynchroniseerd.

Na 3 gratis maanden betaal je € 19,95 per maand excl. btw voor maximaal 3 medewerkers, elke extra medewerker € 5, maandelijks opzegbaar en met 0% commissie. Afrekenen doe je intussen gewoon met je eigen pinapparaat; Lookster regelt agenda, boekingen en klanten. Producten verkopen en cadeaubonnen komen met Lookster Pro, samen met de kassa met Tap to Pay en iDEAL-QR. Pro draait al bij een select aantal salons en komt binnenkort voor iedereen beschikbaar.

Je kunt Lookster naast je huidige systeem gebruiken tot je zeker bent, en de inrichting is in een avond klaar. Lees wat Lookster specifiek voor schoonheidssalons doet, of bekijk de vergelijking in beste salonsoftware.